Assim como em qualquer empresa, uma escola precisa administrar bem suas entradas e saídas, a fim de manter sua saúde financeira e investir em melhorias para a instituição. Dessa forma, a direção precisa realizar um bom orçamento escolar e seguir algumas práticas para controlá-lo.

Neste post, entenda o que é esse orçamento e como funciona. Saiba também quais dicas você pode seguir para fazer essa gestão. Boa leitura!

O que é orçamento escolar e por que é importante? 

Parte do planejamento estratégico de uma escola, o orçamento escolar é realizado nos meses finais de um ano, para entrar no próximo já com as expectativas de entradas e saídas determinadas. Criado com uma estimativa de dados, ele busca oferecer o cenário mais próximo da realidade que a escola pode ter no próximo período letivo. Com isso, é possível se planejar de forma mais segura.

Assim, essa ferramenta é essencial para que o gestor tome decisões importantes, que beneficiam a instituição e os alunos a curto e longo prazo. Além disso, a ideia é evitar cenários negativos e focar o crescimento da instituição.

Por exemplo, se ao longo do ano a inadimplência ou a evasão escolar foram altas, é preciso considerar essa variável e evitá-la. Para isso, é necessário descobrir sua razão e, então, investir em ações que amenizem essa situação, como fazer uma campanha mais forte de rematrícula. 

Como funciona um orçamento escolar?

Ajudando a criar um cenário mais detalhado e ter o melhor controle das finanças da escola, o orçamento escolar também favorece a tomada de decisões. Por isso, além das metas, deve ser composto pelas despesas.

Nesse caso, o gestor pode incluir todos os custos fixos, bem como rever algumas despesas e decidir por diminuí-las ou excluí-las, caso sejam supérfluas. Por outro lado, também é preciso listar quanto custaria um investimento, por exemplo, contratar uma plataforma de ensino ou fazer uma grande transformação digital. 

Outro aspecto que o orçamento inclui é o prazo: em qual momento do ano a escola precisa fazer um investimento, deve reduzir uma despesa, pode investir em uma expansão etc. Por exemplo, perto das matrículas e rematrículas em julho e no final do ano, o investimento em marketing deve ser maior que nos outros meses do ano. 

O que fazer para administrar bem o orçamento?

Para administrar bem um orçamento, é importante tomar algumas medidas essenciais. A seguir, confira algumas delas!

Crie um teto

O teto do orçamento é o máximo que a escola pode gastar no ano, sem colocar a instituição em risco. Ele é importante para colocar limites. Nesse caso, o ideal é buscar trabalhar com recursos abaixo desse valor.

Trabalhe com a inadimplência 

A inadimplência é um dos piores problemas para a escola, já que influencia no fluxo de entradas. Por isso, é interessante tomar medidas que a diminuam. Por exemplo:

• negocie dívidas com os pais dos alunos;
• ofereça diversos meios de pagamentos;
• dê descontos e programas de incentivos para bons pagadores.

Conscientize sobre os gastos 

Parece pouco, mas conscientizar alunos, professores e funcionários em relação às boas práticas na escola pode reduzir consideravelmente as despesas. Alguns exemplos são usar o ar-condicionado somente quando for necessário, economizar papel e preservar equipamentos e mobiliário.

Considere cenários

É preciso considerar os diferentes cenários da escola no próximo ano. Afinal, eles podem variar, dependendo de fatores que não há como prever, a exemplo de uma crise econômica. Assim, é importante alinhar o orçamento às situações: realista, pessimista e otimista.

O orçamento escolar é essencial para fazer a gestão da instituição. Nesse caso, ele pode prever cenários com base em dados reais e estimativas, ajudando o gestor a tomar decisões importantes. Por isso, ele precisa conter todos os gastos reais, bem como as metas e investimentos que a escola quer cumprir. Outro aspecto importante é prever cenários positivos e negativos, para que a administração saiba como agir em diferentes situações. Assim, é possível manter o controle das finanças e conseguir o crescimento da escola.

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